無(wú)論是新辦公室裝修還是舊辦公室改造,都離不開(kāi)空間規(guī)劃。
做好規(guī)劃能夠有效提升空間利用率,也是展現(xiàn)行政專業(yè)價(jià)值的重要部分。
規(guī)劃空間并不是請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)師勘察出稿,等老板反饋這么簡(jiǎn)單,
需要行政考慮的因素還有很多。如何有效地規(guī)劃辦公空間?
1.分析當(dāng)前的空間
在此階段,需要全面了解公司在當(dāng)前空間中的運(yùn)作方式。進(jìn)行工作場(chǎng)所調(diào)查以發(fā)現(xiàn)對(duì)團(tuán)隊(duì)成員有效的方法以及可以改進(jìn)的方面。
并需要跟所有的使用員工進(jìn)行溝通,了解他們的需求和項(xiàng)目,進(jìn)行匯總,這一點(diǎn)在項(xiàng)目中非常重要。
也可以找專業(yè)的公司來(lái)分析當(dāng)前的工作空間,并提出優(yōu)化空間的方法,以提高敬業(yè)度,增強(qiáng)績(jī)效并推動(dòng)整個(gè)企業(yè)有意義的變化。
2.定義工作場(chǎng)所需求
接下來(lái),需要定義工作場(chǎng)所需求。最主要的是企業(yè)希望員工在新的或翻新的工作區(qū)中表現(xiàn)如何?是否要鼓勵(lì)跨部門合作,
鼓勵(lì)靈活工作,為員工提供私人空間,以進(jìn)行專注類工作或?yàn)槲磥?lái)的增長(zhǎng)留出空間。
針對(duì)這一問(wèn)題可以設(shè)計(jì)一個(gè)辦公室來(lái)實(shí)現(xiàn)連通性,鼓勵(lì)創(chuàng)造力或適應(yīng)快速增長(zhǎng)。
3.規(guī)劃辦公室空間
此階段的全部目的是探索新空間的外觀和感覺(jué)。但是,更重要的是要弄清楚工作場(chǎng)所如何支持業(yè)務(wù)、人員和技術(shù)。
在這一點(diǎn)上,最好與專業(yè)的上海辦公空間設(shè)計(jì)服務(wù)商聯(lián)系,他們將對(duì)如何定制空間來(lái)滿足企業(yè)的需求有更清晰的認(rèn)識(shí)。
工位設(shè)計(jì)階段需要注意些什么?
1.辦公室動(dòng)線設(shè)計(jì)
辦公室動(dòng)線設(shè)計(jì)是工位區(qū)域舒適的關(guān)鍵,用最簡(jiǎn)單的話來(lái)說(shuō),就是辦公空間中各類角色的行動(dòng)路線。
員工動(dòng)線與訪客動(dòng)線交叉越少,越不容易受訪客的到來(lái)影響正常工作,從而讓員工專注工作保持高效。
開(kāi)放式辦公區(qū)域一般有成排的員工桌、有可移動(dòng)的會(huì)議室和移動(dòng)墻,可以快速重新安排。
因此,建議至少在一些地方實(shí)施一些自發(fā)會(huì)議(軟座)的地方,
這些空間允許員工在不需要預(yù)訂會(huì)議室的情況下討論當(dāng)前的問(wèn)題,并且可以幫助減少辦公桌的擺放,
也充分考慮到企業(yè)快速擴(kuò)張,對(duì)員工位需求的增加。
2.部門特殊性和聯(lián)系
規(guī)劃設(shè)計(jì)工位分區(qū)分區(qū)設(shè)計(jì)要充分考慮到各部門的工作特殊性及相互之間的聯(lián)系。例如:
◎財(cái)務(wù)部就不適合放在員工開(kāi)放區(qū)或者人員往來(lái)比較頻繁的區(qū)域,需要考慮到財(cái)務(wù)工作的私密性,
所以一件獨(dú)立的辦公空間很有必要。
◎行政、HR這樣的職能部門可能就需要放在比較方便服務(wù)全公司員工的區(qū)域。
有的公司還會(huì)在最方便的區(qū)域設(shè)計(jì)行政人事的服務(wù)窗口,方便員工進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理。
◎另外,互聯(lián)網(wǎng)公司有技術(shù)部與產(chǎn)品部、營(yíng)銷部,或者其他配合比較緊密的部門,
在工位規(guī)劃上,也需要考慮把他們放在相近的區(qū)域,方便溝通。
3.特殊群體的需求特殊群體的需求
辦公室工位或開(kāi)放、或私密,所以在設(shè)計(jì)的初期需要考慮特殊群體的需求
a. 不同的高管,有著不同的辦公習(xí)慣,有喜歡坐在員工左右的,也有必須有單獨(dú)辦公室的。
可以根據(jù)商務(wù)洽談空間、物品文件多少、決策環(huán)境安靜與否、日常辦公習(xí)慣和企業(yè)的整體安排來(lái)統(tǒng)一規(guī)劃。
b.技術(shù)部門的技術(shù)員可能會(huì)經(jīng)常在一起討論項(xiàng)目,所以一般會(huì)單獨(dú)集中在一起,
有時(shí)候技術(shù)團(tuán)隊(duì)甚至?xí)?dú)占一個(gè)樓層,并且閑人免進(jìn)。
c.孕婦日常不會(huì)單獨(dú)設(shè)置工位,但是可以根據(jù)需求申請(qǐng)更換工位,比如遠(yuǎn)離空調(diào)出風(fēng)口、打印機(jī),臨窗等等。
所以,從員工的角度去設(shè)計(jì)辦公室,同時(shí)還能兼顧到效率和企業(yè)文化,規(guī)劃工位區(qū)域不是一件簡(jiǎn)單的事。
有些互聯(lián)網(wǎng)公司,還會(huì)考慮在孕婦后期的休息和哺乳,還會(huì)特地設(shè)計(jì)一件獨(dú)立的空間來(lái)供她們使用,是不是考慮的很周到呢?