影響畫面質(zhì)量的一大因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調(diào)。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調(diào)，這兩種顏色對人體將產(chǎn)生“反光”及“奪光”的不良效應(yīng)。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調(diào)較為適宜，如墻壁四周米黃色，淺綠，桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。對攝像背景（被攝人物背后的墻）不宜掛有山水畫等景物，否則將增加攝像對象的信息量，不利于圖像質(zhì)量的提高。
從觀看效果來看，監(jiān)視器的布局常放置在相對于與會者中心的位置，距地高度大約一米，人與監(jiān)視器的距離大約為屏幕的6倍高度。對小型會議室（約10人）只需采用29#至34#的監(jiān)視器即可，或者大會議室中的某一局部區(qū)采用；大型會議室應(yīng)以投影電視機(jī)為主，都采用背投式，可在60#至100#之間酌情選擇，以100#為例，其尺寸為：寬2150毫米、高2880毫米、深200毫米，最好置于會議室最前面正對人的地方。
視頻會議室方案功能模塊
音頻：會議室音響系統(tǒng)全部通過MEDIA MATRIX（媒體矩陣）主機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一編程控制。
視頻及監(jiān)控：使用多套視頻系統(tǒng)增加各會議室的多媒體功能：設(shè)計1套3800流明高亮度投影機(jī)、1套一體化全方位攝像機(jī)進(jìn)行視頻顯示和監(jiān)控、節(jié)目錄制保存等。
會議討論：每個會議室設(shè)計一套流動式的會議系統(tǒng)、可以滿足會議室語言會議的要求。
房間自動化控制：所有系統(tǒng)全部通過AMX自動化控制系統(tǒng)進(jìn)行集中控制，并且除控制以上音頻、視頻、燈光、會議等系統(tǒng)外，更對每一個會議室的環(huán)境燈光、窗簾、空調(diào)等進(jìn)行。
集中控制：每一會議室根據(jù)情況分別設(shè)計了有線操作觸摸屏或紅外無線觸摸屏。
會議討論發(fā)言系統(tǒng)
壓倒模式：
系統(tǒng)中只有一名與會者可以發(fā)言，任何時候有代表請求發(fā)言都將會中斷前者的講話而發(fā)表自己的意見。主席有權(quán)中斷發(fā)言者的發(fā)言。
討論模式：
該模式可設(shè)定1-4個人同時具有發(fā)言權(quán)，即最多允許四個代表話筒同時打開，超過設(shè)定人數(shù)的請求將會被拒絕，即使按下話筒鍵亦不能打開話筒
討論模式：
該模式與以上模式基本相同，但當(dāng)打開話筒的代表30秒內(nèi)不發(fā)言，話筒即自行關(guān)閉。主席話筒將不受以上各種模式的限制，即主席話筒可以隨時打開或關(guān)閉。
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